Documenter ses dépenses en Corée -
Guide des preuves légales pour la taxation avec l’usage d’une carte de paiement pour des dépenses de divertissement

Les dépenses qui occurrent dans les opérations traditionnelles d’une entreprise sont déductibles. Dans les pays du DACH, un prérequis pour cette déduction est l’existence et la conservation des reçus des dépenses d’entreprise. Ces reçus sont utilisés pour calculer et payer (ou rembourser) l’entreprise et la TVA. Les documents qui sont considérés comme éligibles par le NTS (Service de Taxes National, l’office de taxes coréennes) et pourquoi les cartes de débit et crédit sont les méthodes de paiement les plus pratiques pour vos employés sont expliqués ci-dessous.

Il y a plusieurs types de reçus en Corée, qui viennent tous avec leurs propres composantes, caractéristiques légales et une apparence distincte. Cet article vous fournit une vue détaillée sur ces reçus et met l’emphase sur pourquoi et comment ils diffèrent les uns des autres.

Preuve appropriée

En général, il y a quatre différents types de documents qui sont acceptés comme des preuves légales des dépenses d’une entreprise : factures de taxes/zéro taxes, reçus des achats de carte de débit/crédit, reçu cash ou simple reçu/coupon.

• Facture de taxes et facture de taxe zéro
• Reçu des achats de carte de débit/crédit
• reçu cash
• Simple reçu/coupon en dessous de KRW 30,000

Ces 4 types diffèrent les uns des autres en matière de structure et de contenu, mais ils contiennent tous les éléments de base suivants :

• Nom du fournisseur
• Numéro de SIREN du fournisseur
• Date d’émission
• Dénomination du bien ou service
• Quantité de bien ou service fourni
• Prix de l’unité
• Montant de TVA
• Montant total
• Remarques

Ces éléments de base peuvent se voir ajoutés d’autres caractéristiques qui établissent un lien direct à la partie fournie. Ils sont aussi le prérequis de base pour tout type de réclamation de taxe. Le tableau ci-dessous met en évidence les différents types de reçus et vous informe de leurs composantes principales.

^{Symboles: √ = [disponible], X = [non disponible], Δ = [cela dépend].}

Si le reçu contient un numéro d’enregistrement d’entreprise, cela fournit un lien direct entre les dépenses et les personnes (naturelles ou légales) impliquées. Ces reçus - documents de carte bancaire et factures de taxes - sont transmis électroniquement au NTS. Pour les reçus de cash, le numéro d’enregistrement d’entreprise doit être transmis automatiquement au NTS.

Si un employé utilise sa carte bancaire personnelle pour des achats liés à l’entreprise, le processus susmentionné de lier l’entreprise à la dépense est très chronophage. L’entreprise a besoin de savoir le numéro complet de la carte bancaire de l’employé et doit identifier la date et le lieu de l’achat. Ajouté à cela, le numéro d’enregistrement du fournisseur doit être déterminé. En plus, étant donné que la carte personnelle a été utilisée pour des dépenses d’entreprise, la déclaration de taxes de l’employé doit être mise à jour : les achats d’entreprise - pour lesquels l’employé a été remboursé - doivent être déduits.

Dans le cas d’une dépense d’entreprise pour des biens ou services de moins de KRW 30,000 par reçu, le NTS acceptera un simple reçu comme preuve. Les dépenses au-dessus de cette somme devront être appuyées par une facture de taxe ou taxe zéro (consultez notre article sur les factures de taxes en ligne coréennes), un reçu de carte bancaire ou un reçu cash pour être considérées comme une preuve légale.

Ces documents spécifiques doivent être conservés pendant une période de 5 ans après déclaration. Ils ne seront présentés au NTS que sous demande. Si une entreprise n’est pas capable de fournir les documents nécessaires pour ses dépenses, des frais de 2% sur la somme qui n’a pas les preuves légales nécessaires seront imposés par le NTS.

Bons spécifiques requis pour leurs dépenses respectives

Les règles susmentionnées de conservation de documents forment la base des besoins de preuve fiscale des dépenses d’entreprise. Malgré cela, certaines dépenses nécessitent quand même des documents additionnels. En plus, dans certains cas, seule une partie de la preuve légale n’est éligible comme confirmation officielle. Le tableau ci-dessous démontre les différents cas de figure et leurs documents requis.

Dans certains cas, seule une preuve simplifiée peut suffire. Pour les charges d'électricité, de téléphone, les courses de taxi, les contributions à l’assurance et autres, elles peuvent être comptées avec un simple reçu du responsable. 

Précautions sur la déposition de preuves de dépenses et déclarations obligatoires

Il y a certaines règles à respecter pour le remplissage et la soumission des documents pour confirmer ou prouver les dépenses de l’entreprise. Les reçus de dépenses se doivent d’être triés par date, tandis que les factures de taxes doivent être récoltées séparément.

Dans le cas où de nouveaux membres sont embauchés, la présentation des documents d’enregistrement de résidence est obligatoire.

Chaque entreprise/personne qui compte payer ou recevoir un paiement pour des dépenses personnelles, loyer ou autres frais d’entretiens se doit d’utiliser un compte d’entreprise à son nom pour ces transactions afin que les dépenses mentionnées ci-dessus puissent être déductibles.

La déclaration d’impôts sur les sociétés doit être soumise dans les 3 mois après le dernier jour de l’année fiscale et la déduction sur l’impôt des sociétés doit être payée tous les 6 mois. En plus de la déclaration des taxes, la déclaration doit inclure les mouvements financiers annuels et d’autres documents supplémentaires. La TVA est payée trimestriellement. Plus précisément, la période de remplissage et paiement de la TVA est étendue du 1er au 25 des mois d’avril, juillet, octobre et janvier (de l’année suivante).

Excursion sur l’usage des cartes bancaires pour des dépenses de divertissement

Histoire et informations générales

En Corée, l’usage de cash ou de paiement sur papier ainsi que les méthodes de débit ont largement décliné ces dernières années en faveur de paiements directs avec cartes de crédit et transferts électroniques. À cause de la dérégulation gouvernementale et les déductions de taxes qui récompensent l’usage de la carte de crédit, leur popularité a grimpé en flèche. En terme de volume, les paiements par carte de crédit et les virements bancaires sont maintenant les méthodes de paiement les plus populaires en Corée.

L’importance des dépenses de divertissement

Les transactions de carte de débit ou crédit ne sont pas seulement les plus pratiques mais ont aussi l’avantage que leurs reçu serve de preuve pour les taxes. Cet avantage est particulièrement important pour les dépenses de loisir; elles peuvent être définies en entreprise par des investissements en promotion et maintiennent des relations d’entreprise et sont souvent essentielles pour faire des affaires en Corée. Étant donné qu’il y a un risque d’abus pour des dépenses privées, ces dépenses sont minutieusement observées par les autorités coréennes pour s’assurer de la transparence des dépenses.

Contrairement aux pays DACH, le NTS n’accepte pas les reçus de carte de débit ou crédit sous le nom d’un employé pour des dépenses de divertissement au-delà de KRW 10,000. Par conséquent, il est préférable de créer un compte bancaire séparé pour l’entreprise avec plusieurs cartes de débit ou crédit et de rendre ces cartes disponibles aux employés qui ont des dépenses de loisirs. L’utilisation d'une carte de crédit d’entreprise crée le lien entre une dépense et le numéro de taxe de l’entreprise, ce qui est nécessaire pour que les dépenses soient enregistrées comme des dépenses d’entreprise.

Avantages supplémentaires

L’utilisation de paiement par carte bancaire permet non seulement de prouver aux autorités de taxe que les dépenses effectuées sont des dépenses d’entreprise, mais permet également un autre avantage important ; le prestataire de service de paiement pourra automatiquement transférer toutes les transactions faites par carte de débit ou crédit au système PGI de l’entreprise. L’enregistrement manuel des transactions n’est plus nécessaire. L'usage des cartes bancaires en tant que paiement principal en Corée permet d’économiser du temps et de l’argent à votre service comptable.

*En général, les employés sont remboursés pour leurs dépenses après qu’ils aient payé avec leur carte personnelle ou par cash en avance.

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